Performance Management System (PMS)
HUMAN RESOURCES MANAGEMENT
Performance Management System (PMS)
Biblical Principles:
Dari beberapa strategi Human Resources yang ada, Performance Management System (PMS) atau Performance Review merupakan pusat atau central dari bagaimana sebuah organisasi mengelola karyawannya agar mereka menjadi seorang People Champion, sehingga Strategic Business organisasi dapat tercapai.
Mengapa mengelola karyawan itu sangat penting, karena dalam suatu organisasi karyawan adalah ‘mesin’ atau ‘kendaraan’ organisasi untuk mencapai sasaran atau tujuan organisasi. Beberapa decade banyak organisasi hanya focus kepada hasil tetapi tidak focus kepada orang yang mencapai hasil tersebut. Dengan mengelola orang organisasi akan dapat mempertahankan keuntungan dalam jangka panjang dibanding berfokus hanya kepada hasil atau target dimana keuntungan hanya dapat bertahan dalam jangka pendek.
Jhon Dean, konsultan American Express mengedepanakan PMS score 50% untuk hard skill (KPI/target) dan 50% untuk soft skill (Competency= knowledge, skill and attitude). Hal ini didasari kepada pengalamannya melihat para manager yang berhasil mencapai target penjualan yang luar biasa sehingga keuntungan organisasi meningkat significant, tetapo hal ini hanya berlangsung sesaat karena mereka harus kehilangan customer utama mereka akibat ketidakmampuan manager dalam memelihara customer. Sehingga Jhon Dean melihat kepampuan mencapai target adalah sama pentingnya dengan competency.
Lain halnya dengan Jhon Dean, General Electric/ GE, mengedepankan PMS dengan system kurpa distribusi normal, dengan 3 kuardan di 70% dimana kebanyakan karyawan memperoleh nilai prestasi kerja rata-rata 3-4, kuardan 20% untuk karyawan yang memperoleh preatasi kerja degan dinai 5 atau excellent dan kuardan 10% dengan prestasi nilai terendah 1-2 yang disebut sebgai out force untuk nilai ini GE menetapkan persyaratan bahwa karyawan siap-siap harus keluar bekerja alias PHK dengan baik-baik.
Untuk memiliki PMS yang baik, organisasi harus mampu menyelaraskan antara business strategy organisasi dengan kemampuan (skill) karyawan. Business strategy tersebut harus bisa dibuat dengan obyektif, transparan, terukur, bersih dan akuntable yang dijabarkan dalam KPI (Key Performance Indicator) organisasi atau target yang harus dicapai karyawannya yang juga harus in line dengan KPI individual karyawannya.
Siklus PMS adalah sebagai berikut:
1. Tetapkan Performance Plan baik organisasi atau karyawan secara individu dengan cara menentukan sasaran atau target KPI masing-masing.
2. Lakukan performance review dan monitoring secara regular
3. Lakukan Evaluasi kinerja dan peroleh hasilnya,
4. Berikan reward atau Training & Development
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam mempersiapkan KPI:
1. Langkah-langkah:
1.1. Lihat tugas inti atau uraian pekerjaan individu setiap karyawan
1.2. Lihat KPI korporat/ devisi atau departemen
1.3. Analisa dan sinergikan hasil dari tahap 1&2, kemudian rancang sasaran kinerja
1.4. Tentukan KPI dan bobot setiap KPI
1.5. Tentukan target setiap KPI
2. Prinsip-prinsip
2.1. Specific , tentukan nilai atau ukuran bisa dalam persentasi misalnya 20%
2.2. Measurable, misalnya 100%
2.3 Achievable, menantang tapi dapat dicapai
2.4. Reliable, (target)
2.5. Time bond (tahun)
3. Indikator:
3.1. Tentukan jumlah KPI yang sangat relevan atau prioritas yang rutin tidak perlu dimasukan totalnya disarankan 6-8 indikator
3.2. Setiap target KPI harus dapat diukur
3.3. Ukuran bisa dalam bentuk Rp, jumlah, waktu atau ratio.
Performance Management System (PMS)
Biblical Principles:
Take the teachings that you heard me proclaim in the presence of many witnesses, and entrust them to reliable people, who will be able to teach others also. -2 Timothy 2:2-
Dari beberapa strategi Human Resources yang ada, Performance Management System (PMS) atau Performance Review merupakan pusat atau central dari bagaimana sebuah organisasi mengelola karyawannya agar mereka menjadi seorang People Champion, sehingga Strategic Business organisasi dapat tercapai.
Mengapa mengelola karyawan itu sangat penting, karena dalam suatu organisasi karyawan adalah ‘mesin’ atau ‘kendaraan’ organisasi untuk mencapai sasaran atau tujuan organisasi. Beberapa decade banyak organisasi hanya focus kepada hasil tetapi tidak focus kepada orang yang mencapai hasil tersebut. Dengan mengelola orang organisasi akan dapat mempertahankan keuntungan dalam jangka panjang dibanding berfokus hanya kepada hasil atau target dimana keuntungan hanya dapat bertahan dalam jangka pendek.
Jhon Dean, konsultan American Express mengedepanakan PMS score 50% untuk hard skill (KPI/target) dan 50% untuk soft skill (Competency= knowledge, skill and attitude). Hal ini didasari kepada pengalamannya melihat para manager yang berhasil mencapai target penjualan yang luar biasa sehingga keuntungan organisasi meningkat significant, tetapo hal ini hanya berlangsung sesaat karena mereka harus kehilangan customer utama mereka akibat ketidakmampuan manager dalam memelihara customer. Sehingga Jhon Dean melihat kepampuan mencapai target adalah sama pentingnya dengan competency.
Lain halnya dengan Jhon Dean, General Electric/ GE, mengedepankan PMS dengan system kurpa distribusi normal, dengan 3 kuardan di 70% dimana kebanyakan karyawan memperoleh nilai prestasi kerja rata-rata 3-4, kuardan 20% untuk karyawan yang memperoleh preatasi kerja degan dinai 5 atau excellent dan kuardan 10% dengan prestasi nilai terendah 1-2 yang disebut sebgai out force untuk nilai ini GE menetapkan persyaratan bahwa karyawan siap-siap harus keluar bekerja alias PHK dengan baik-baik.
Untuk memiliki PMS yang baik, organisasi harus mampu menyelaraskan antara business strategy organisasi dengan kemampuan (skill) karyawan. Business strategy tersebut harus bisa dibuat dengan obyektif, transparan, terukur, bersih dan akuntable yang dijabarkan dalam KPI (Key Performance Indicator) organisasi atau target yang harus dicapai karyawannya yang juga harus in line dengan KPI individual karyawannya.
Siklus PMS adalah sebagai berikut:
1. Tetapkan Performance Plan baik organisasi atau karyawan secara individu dengan cara menentukan sasaran atau target KPI masing-masing.
2. Lakukan performance review dan monitoring secara regular
3. Lakukan Evaluasi kinerja dan peroleh hasilnya,
4. Berikan reward atau Training & Development
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam mempersiapkan KPI:
1. Langkah-langkah:
1.1. Lihat tugas inti atau uraian pekerjaan individu setiap karyawan
1.2. Lihat KPI korporat/ devisi atau departemen
1.3. Analisa dan sinergikan hasil dari tahap 1&2, kemudian rancang sasaran kinerja
1.4. Tentukan KPI dan bobot setiap KPI
1.5. Tentukan target setiap KPI
2. Prinsip-prinsip
2.1. Specific , tentukan nilai atau ukuran bisa dalam persentasi misalnya 20%
2.2. Measurable, misalnya 100%
2.3 Achievable, menantang tapi dapat dicapai
2.4. Reliable, (target)
2.5. Time bond (tahun)
3. Indikator:
3.1. Tentukan jumlah KPI yang sangat relevan atau prioritas yang rutin tidak perlu dimasukan totalnya disarankan 6-8 indikator
3.2. Setiap target KPI harus dapat diukur
3.3. Ukuran bisa dalam bentuk Rp, jumlah, waktu atau ratio.
4. Pembobotan:
4.1. Semakin tinggi prioritasnya bobotnya semakin tinggi
4.2. Semakin sulit tingkat pencapaiannya semakin besar bobotnya
4.3. Semakin credible atau tidak dapat dimanipulasi semakin tinggi bobotnya.
KPI adalah alat ukur performance yang objective (hard skill) sementara competency adalah kemampuan leadership seseorang (soft skill) yang subyektif sulit untuk menentukan ukuran mutlak oleh karena itu bobotnya harus lebih kecil
Hal yang sangat penting dalam PMS adalah peran manager yang selalu harus melakukan pendampingan untuk setiap karyawan yang memerlukan perbaikan performance dengan pendekatan coaching yang baik dan feedback yang cepat dan akurat.
Bagaimana melakukan coaching yang baik, akan direlease dalam artikel berikutnya…
4.1. Semakin tinggi prioritasnya bobotnya semakin tinggi
4.2. Semakin sulit tingkat pencapaiannya semakin besar bobotnya
4.3. Semakin credible atau tidak dapat dimanipulasi semakin tinggi bobotnya.
KPI adalah alat ukur performance yang objective (hard skill) sementara competency adalah kemampuan leadership seseorang (soft skill) yang subyektif sulit untuk menentukan ukuran mutlak oleh karena itu bobotnya harus lebih kecil
Hal yang sangat penting dalam PMS adalah peran manager yang selalu harus melakukan pendampingan untuk setiap karyawan yang memerlukan perbaikan performance dengan pendekatan coaching yang baik dan feedback yang cepat dan akurat.
Bagaimana melakukan coaching yang baik, akan direlease dalam artikel berikutnya…
Comments
Post a Comment